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Club Officers FAQ

Club Officers
FAQ

19% VAT Surcharge on Membership
Fees since July 1, 2024

Annotations

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  • ||| marks changes or extensions to the last version dated September 17, 2024
  • GLThis label marks information or statements that are exclusively subject to German law, i.e. only applicable to clubs in Germany.
  • TI has announced that it will charge 19% VAT on all services, i.e. membership fees, new member fees, paths, and goods orders. However, the committee and these slides only address membership fees and new member fees paid to TI.
  • The target group for this information is primarily, but not exclusively, clubs in Germany, as the VAT surcharge generally applies to all members resident in Germany, regardless of the club's registered office or the member's nationality.
  • GLThe following information does not make a fine distinction regarding to the understanding between USt (Umsatzsteuer) and MWST (Mehrwertsteuer).
  • Abbreviations used:
    TI = Toastmasters International, USt = Umsatzsteuer (German VAT), VAT = Value Added Tax
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  • GLThis label marks information or statements that are exclusively subject to German law, i.e. only applicable to clubs in Germany.
  • TI has announced that it will charge 19% VAT on all services, i.e. membership fees, new member fees, paths, and goods orders. However, the committee and these slides only address membership fees and new member fees paid to TI.
  • The target group for this information is primarily, but not exclusively, clubs in Germany, as the VAT surcharge generally applies to all members resident in Germany, regardless of the club's registered office or the member's nationality.
  • GLThe following information does not make a fine distinction regarding to the understanding between USt (Umsatzsteuer) and MWST (Mehrwertsteuer).
  • Abbreviations used:
    TI = Toastmasters International, USt = Umsatzsteuer (German VAT), VAT = Value Added Tax
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Disclaimer: GL

The following information does not constitute tax advice within the meaning of the Tax Advisory Act (StBerG). It is merely a summary of the committee’s current understanding after careful discussion with experts on the practical implications of VAT collection by TI. We strongly recommend verifying the individual tax impacts and statements with your own tax advisor.

Overview

The Facts:

Since July 1, 2024, TI has been collecting German VAT on all online services sold if the member resides in Germany.

Impact:

This particularly applies to, but is not limited to, the payment of membership fees (whether new membership or renewal).

For 6 months of membership is now due:
$60 + $11.40 (19% VAT) = $71.40

For most (German) clubs, this likely means they will need to increase themembership fee.

Additional Information:

The VAT surcharge is levied on all members residing in Germany, regardless of the club’s location or the members’ citizenship.

For members who do not have a German address in their TI member profile, no VAT (for now) will be levied.

An extension of VAT assessment to all EU member states is currently under review.

 

Impacts

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GL Impacts on clubs

For most public clubs, there will be no change in their tax declaration obligations compared to previous practices, regardless of their organizational form.

This is because:

  • TI is required to pay VAT to the tax office.
  • TI passes this VAT on to its members.
  • Clubs only handle the payment processing; otherwise, they have no role in the VAT process.


This also means that the organizational form (such as free club, association, etc.) and charitable status (nonprofit) do not impact the collection of VAT

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GL Impact on the Treasurer‘s activities

IMPORTANT:

  • Do not issue any receipts to members in which the VAT charged by TI is shown!
    A declaration of VAT/USt entails the risk that the club, and thus also the board members, may come into the focus of the tax authority with regard to VAT/USt payments, even retroactively. (§14 UStG)
  • This applies to all receipts, including membership forms, where no reference to VAT/USt should be added or broken down on a pro rata basis.
  • A simple payment confirmation for the club fee paid can still be issued as before.
  • An increase in club fees must be approved by the membership meeting.
  • If applicable, activation of the self-payment functionality for entrepre neurial individual members (see there) who are entitled to deduct input tax (‘vorsteuerabzugsberechtigt) and separate collection of the local share of the membership fee for the club.

 

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GL Entrepreneurial (Individual) Members [Credit card payment] (1/2)

(also applies to corporate clubs paying by credit card)

Club members who are entrepreneurially active (e.g. freelancers, self employed persons), who use the membership for business purposes and are entitled to deduct input tax, who pay by credit card and for whom the 19% VAT is debited directly by TI upon payment, can claim this for this payment period from the tax office if applicable, if they:

  1. have paid the due membership fee to Toastmasters International via self payment functionality with your official invoice address,
  2. then send an e-mail with the
    subject: ‘GERMAN VAT Invoice needed’
    to: [email protected]

requesting an ordinary invoice in accordance with §14 UStG. The e-mail should contain the automaticly generated payment receipt as an attachment and the necessary information such as invoice address and, if applicable, company name.

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GL Entrepreneurial (Individual) Members [Credit card payment] (2/2)

(also applies to corporate clubs paying by credit card)

Decisive preconditions:

  • The treasurer must first activate the self-payment functionality for the corporate member in Club Central.
  • The local contribution share for the club must then be collected or paid separately.

Additional information on the invoice form:

Toastmasters International uses the IOSS procedure (Import-One-Stop Shop) to process VAT, in which case a so-called RC invoice (reverse charge) would be the correct form of invoice (see corporate clubs). However, this is currently not possible automatically with the automated credit card booking at TI, but experience has shown that an ‘ordinary invoice’ in accordance with §14 UStG should also be accepted for reasons of ‘protection of confidence’. (‘aus Vertrauensschutzgründen’). As already clearly stated in the disclaimer under notes, these explanations are only tips which are strongly recommended to be discussed with your own tax advisor before implementation.

Corporate Clubs [Wire Transfer Payment] (1/3)

(also applies to corporate clubs paying by credit card)

Corporate clubs that pay the membership fees for their members can use the wire transfer payment option as before, but require a reverse charge invoice in advance. Toastmasters International has agreed to provide these to the corporate clubs on request at short notice and in a timely manner. The following procedure has been agreed:

The club first asks TI by email to issue an RC invoice for the next payment period (see next page)

Upon receipt of the RC invoice, the club will ensure that the US$ amount due is transferred (wire transfer) to TI as before, taking into account the bank charges due so that the full amount due is credited to TI.

IMPORTANT: Through reverse charge (RC), the obligation to pay any VAT due is transferred to the company and no longer lies with TI.

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GL Corporate Clubs [Wire Transfer Payment] (2/3)

Structure of the e-mail to TI:
Subject: ‘GERMAN Corporate Club – RC invoice needed’
to: [email protected]

This e-mail must contain the following information:

  • Company name incl. organizational form, company address
  • German VAT ID number
  • Separate billing address if applicable
  • Club name, club number
  • Payment period/period of the membership fees
  • List of names and membership numbers of (new and renewing) members

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GL Corporate Clubs [Wire Transfer Payment] (3/3)

Important notes:

  • As an alternative to payment by wire transfer, corporate clubs can also pay by credit card in Club Central, albeit with the disadvantages/restrictions already associated with this method.
  • The RC Reverse Charge invoice is the correct invoice format, which means that the membership fee due can be transferred to TI on time, but the responsibility for any VAT payment due is transferred to the company. It is therefore essential to clarify with the departments / tax advisors responsible within the company whether VAT will subsequently be due for the membership fees during further tax processing, as this has still not been conclusively clarified under tax law.
    The expert opinion commissioned by TI also only relates to private members. Additional questions may arise in the case of corporate clubs.

 

Background

TI announced on September 15, 2023 on short notice that VAT would be charged on membership fees starting October 1, 2023, based on a change in EU legislation.
However, this adjustment was not implemented.
Instead, TI temporarily absorbed the VAT.

Following the initial announcement, doubts were raised from multiple sides about whether VAT on membership fees was legally justified or if an exemption could be obtained.
Therefore, a German tax consultancy was commissioned to advise TI.
Additionally, the district established a ‘VAT Committee’ last year to address this issue and engaged in discussions with the consultancy and TI HQ.

The VAT liability has not yet been conclusively resolved.

On June 26, Toastmasters International unexpectedly sent an email to all (last year’s) club presidents and (last year’s) district officers, stating that VAT would be levied in Germany starting June 27.

Since July 1, the surcharge has been operational in the TI systems.

On July 7, the district established a ‘GERMAN VAT Best Practices Committee’ to analyze the specific impacts of the implementation on clubs and members, in order to develop and communicate practical recommendations.

Further Information

If you have any questions, please contact:
[email protected]

Official TI HQ information on this topic can be found at:
https://www.toastmasters.org/Footer/FAQ/Global%20Compliance

The latest version of this document can be downloaded here:

https://bit.ly/D95-VATINFO-ENG-2024

Version: 2024-09-17 V05

19 % USt-Zuschlag auf Mitgliedsbeiträge
Seit 1. Juli 2024

Anmerkungen

  • ||| markiert Änderungen oder Erweiterungen zur letzten Version vom 12. Sep 2024
  • TI hat angekündigt auf alle Leistungen, dies sind Mitgliedsbeiträge, Neumitgliedsgebühr, Pfade und Warenbestellungen 19% USt zu berechnen. Das Komitee und diese Folien behandeln aber nur die Mitgliedsbeiträge und Neumitgliedsgebühren, die an TI gezahlt werden.
  • Zielgruppe dieser Informationen sind vorwiegend, aber nicht ausschließlich Klubs in Deutschland, da der USt-Zuschlag grundsätzlich alle Mitglieder mit Wohnsitz in Deutschland betrifft, unabhängig vom Sitz des Klubs oder der Nationalität des Mitgliedes
  • Es wird im Folgenden nicht feinsinnig zwischen Umsatzsteuer (USt) und Mehrwertsteuer (MWSt) unterschieden.
  • Verwendete Abkürzungen:
    TI = Toastmasters International, USt = Umsatzsteuer, VAT = Value Added Tax
  • ||| markiert Änderungen oder Erweiterungen zur letzten Version vom 12. Sep 2024
  • TI hat angekündigt auf alle Leistungen, dies sind Mitgliedsbeiträge, Neumitgliedsgebühr, Pfade und Warenbestellungen 19% USt zu berechnen. Das Komitee und diese Folien behandeln aber nur die Mitgliedsbeiträge und Neumitgliedsgebühren, die an TI gezahlt werden.
  • Zielgruppe dieser Informationen sind vorwiegend, aber nicht ausschließlich Klubs in Deutschland, da der USt-Zuschlag grundsätzlich alle Mitglieder mit Wohnsitz in Deutschland betrifft, unabhängig vom Sitz des Klubs oder der Nationalität des Mitgliedes.
  • Es wird im Folgenden nicht feinsinnig zwischen Umsatzsteuer (USt) und Mehrwertsteuer (MWSt) unterschieden.
  • Verwendete Abkürzungen:
    TI = Toastmasters International, USt = Umsatzsteuer, VAT = Value Added Tax

Disclaimer:

Die folgenden Informationen stellen keine steuerliche Beratung im Sinne des Steuerberatungsgesetz (StBerG) dar. Sie sind lediglich eine Zusammenfassung des aktuellen Verständnisses des Komitees nach sorgfältiger Diskussion mit Fachleuten
über die praktischen Auswirkungen der Erhebung von Umsatzsteuer durch TI. Wir empfehlen unbedingt, die individuellen steuerlichen Auswirkungen und Aussagen mit dem eigenen Steuerberater zu verifizieren.

Überblick

Die Fakten:

Seit 1. Juli 2024 erhebt TI Deutsche Umsatzsteuer auf alle online verkauften Leistungen, sofern das Mitglied in Deutschland wohnt.

Auswirkung:

Dies gilt insbesondere auch, aber nicht nur, für die Zahlung von Mitgliedschaftsbeiträgen. (Egal ob Neumitglied oder Verlängerung).

Das heißt für 6 Monate Mitgliedschaft werden ab sofort 60 US$ + 11,40 US$ (19 % USt) = 71,40 US$ fällig.

Für die meisten (deutschen) Klubs bedeutet dies, dass sie die Mitgliedschaftsgebühr erhöhen müssen.

Ergänzung:

Der USt-Zuschlag wird bei allen Mitgliedern wohnhaft in Deutschland erho ben, unabhängig vom Sitz des Klubs oder der Nationalität des Mitgliedes. Für Mitglieder, die in Ihrem Mitgliederprofil bei TI keine Deutsche Adresse hinterlegt haben, wird (vorerst) keine Umsatzsteuer erhoben.

Eine Erweiterung der USt-Veranlagung auf weitere EU-Mitgliedstaaten ist derzeit in Klärung.

Auswirkungen

Auswirkungen auf Klubs:

Für die meisten öffentlichen Klubs ergibt sich keine Änderung in der steuerlichen Erklärungspflicht zur bisherigen Praxis.

Dies gilt unabhängig von deren Organisationsform.

Dies folgt aus folgenden Tatsachen:

  • TI muss Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen.
  • TI berechnet diese Umsatzsteuer an die Mitglieder weiter.
  • Nur die Zahlungsabwicklung läuft über die Klubs, ansonsten spielt der Klub keine Rolle in Bezug auf die Umsatzsteuer.

 Das heißt aber auch, die Organisationsform (Freier Club, Verein, o.a.) und der Status der Gemeinnützigkeit haben keinen Einfluss darauf, ob die Mitglieder mit der Umsatzsteuer belastet werden.

 
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Auswirkungen auf die Schatzmeistertätigkeit

WICHTIG:

  • Keinerlei Belege an Mitglieder ausstellen, in denen die von TI
    erhobene USt bzw. VAT ausgewiesen wird!
    Eine Deklaration der USt birgt das Risiko, dass dadurch der Club und damit auch die Vorstände, bezüglich USt Zahlungen auch
    rückwirkend in den Fokus des Finanzamts geraten. (§14 UStG)
  • Dies gilt für jegliche Belege, also auch für Mitgliedsformulare. Auch hier sollte kein Hinweis auf USt/VAT ergänzt bzw. diese anteilig aufgeschlüsselt werden.
  • Eine einfache Zahlungsbestätigung über den gezahlten Klubbeitrag kann wie bisher ausgestellt werden.
  • Eine Erhöhung der Klubbeiträge muss von der Mitgliederversammlung bestätigt werden.
  • Ggf. Aktivierung der Selbstzahlungsfunktionalität bei unternehmerischen Einzelmitgliedern, die vorsteuerabzugsberechtigt sind (siehe dort) und separate Einforderung des lokalen Anteils der Mitgliedsgebühr für den Klub.
 
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Unternehmerisch tätige (Einzel-) Mitglieder [Kredikartenzahlung] (1/2)

(gilt auch für Firmenclubs, die mit Kreditkarte zahlen)

Klub Mitglieder, die unternehmerisch tätig sind (z.B. Freiberufler, Selbst ständige), die die Mitgliedschaft unternehmerisch nutzen, und vorsteuer abzugsberechtigt sind, die per Kreditkarte zahlen und bei denen die 19% MWSt direkt bei der Zahlung von TI abgebucht wird, können diese für diese Zahlungsperiode ggf. beim Finanzamt geltend machen, wenn sie:

  1. den fälligen Mitgliedsbeitrag per Selbstzahlungsfunktionalität an Toastmasters International mit ihrer offiziellen Rechnungsadresse gezahlt haben,
  2. danach per E-Mail eine ordentliche Rechnung nach §14 USt Gesetzes wie folgt anfordern:
    Betreff: ‘GERMAN VAT Invoice needed’
    an: [email protected]

Dabei sollte die E-Mail den automatisch generierten Zahlungsbeleg per Anhang und die notwendigen Informationen, wie Rechnungsadresse, sowie ggf. den Firmennamen enthalten.

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Unternehmerisch tätige (Einzel-) Mitglieder [Kredikartenzahlung] (2/2)

(gilt auch für Firmenclubs, die mit Kreditkarte zahlen)

Entscheidende Vorbedingungen:

  • Der Schatzmeister muss vorab die Selbstzahlungsfunktionalität für das unternehmerische Mitglied in Club Central aktivieren.
  • Der lokale Beitragsanteil für den Klub, muss dann separat erhoben bzw. gezahlt werden.


Ergänzende Infos zur Rechnungsform:

Toastmasters International verwendet für die Abwicklung der Umsatz steuer das IOSS Verfahren (Import-One-Stop-Shop).
In diesem Fall wäre eine sogenannte RC-Rechnung (Reverse Charge) die korrekte Rechnungsform. Diese ist derzeit bei der automatisierten Kreditkartenbuchung bei TI nicht möglich.
Eine ‚ordentliche Rechnung‘ nach §14 UStG sollte aber erfahrungs gemäß aus ‚Vertrauensschutzgründen‘ auch akzeptiert werden.
Für eine zukünftige Abwicklung per RC ist eine USt-ID notwendig.

Wie bereits im Disclaimer unter Anmerkungen deutlich vermerkt, sind dieseAusführungen nur Hinweise, die unbedingt mit dem eigenen Steuerberater vor Umsetzung vorab besprochen werden müssen.
 

Firmen Clubs [Wire Transfer Zahlung] (1/3)

Firmen Clubs, die die Mitgliedsgebühren für die Mitglieder übernehmen, können wie bisher die Wire Transfer Zahlungsmöglichkeit verwenden. Dazu benötigen diese aber vorab eine Reverse Charge Rechnung. Toastmasters International hat eingewilligt diese auf Anfrage für die Firmenclubs kurzfristig und zeitnah bereitzustellen.

Dazu wurde folgendes Vorgehen vereinbart:

Der Klub bittet zunächst per Email TI um die Ausstellung einer RC Rechnung für die nächste Zahlungsperiode (s. nächste Seite)

Der Klub sorgt nach Erhalt der RC Rechnung wie bisher für eine Überweisung (Wire Transfer) des fälligen US$ Betrages an TI.
Dabei bitte wie bisher unbedingt die fälligen Bankgebühren berück sichtigen, damit der fällige Betrag vollständig bei TI gutgeschrieben wird.

WICHTIG: Durch Reverse Charge (RC) geht die Pflicht zur Zahlung einer ggf. fälligen USt auf die Firma über und liegt nicht mehr bei TI.

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Firmen Clubs [Wire Transfer Zahlung] (2/3)

Aufbau der E-Mail an TI:
Betreff: ‚GERMAN Corporate Club – RC invoice needed‘
to: [email protected]

In dieser E-Mail müssen folgende Informationen enthalten sein:

  • Firmenname incl. Organisationsform, Firmenadresse
  • Deutsche USt-ID Nummer
  • ggf. separate Rechnungsadresse
  • Clubname, Clubnummer
  • Zahlungsperiode/-zeitraum der Mitgliedergebühren
  • Namensliste und Mitgliedsnummern der
    (Neuen und erneuernden) Mitglieder

 
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Firmen Clubs [Wire Transfer Zahlung] (3/3)

Wichtige Anmerkungen:

  • Alternativ zur Zahlungsmöglichkeit per WireTransfer besteht auch für Firmenklubs die Zahlungsmöglichkeit mittels Kreditkarte in Club Central. Allerdings mit den damit schon bisher verbundenen Nachteilen / Ein schränkungen.
  • Die RC Reverse Charge Rechnung, ist das korrekte Rechnungsformat. Damit kann der fällige Mitgliedsbeitrag an TI rechtzeitig überwiesen werden. 

Allerdings geht damit die Verantwortung für eine ggf. fällige Entrichtung der USt auf die Firma über. Es sollte also unbedingt mit den firmenintern verantwortlichen Abteilungen / Steuerberatern geklärt werden, ob bei der weiteren steuerlichen Abwicklung im Nachgang USt für die Mitgliedsbeiträge fällig wird.
Dies ist nach wie vor steuerrechtlich nicht abschließend geklärt. Das von TI in Auftrag gegebene Gutachten bezieht sich zudem nur auf private Mitglieder. Bei Firmenclubs ergeben sich hier ggf. zusätzliche Fragen.

 

Hintergrund

TI hatte bereits letztes Jahr kurzfristig am 15. September 2023 angekündigt, dass ab dem 1. Oktober 2023 auf Mitgliedsbeiträge USt anfallen würde, dies würde auf Grundlage einer geänderten EU-Rechtsprechung erfolgen. Letztlich wurde diese Anpassung jedoch nicht implementiert. Stattdessen wurde zwischenzeitlich die USt von TI übernommen.

Mit der ersten Ankündigung wurde von mehreren Seiten Zweifel angemeldet, ob die Umsatzsteuer auf Mitgliedsbeiträge gesetzlich wirklich begründet ist, oder ob ggf. ein Ausnahmestatus erwirkt werden könnte. Deshalb wurde eine Deutsche Steuerberatung beauftragt, TI zu beraten.

Außerdem hat der Distrikt schon letztes Jahr ein ‚VAT Committee‘ eingesetzt, das sich ebenfalls mit dieser Thematik befasst hat und sowohl mit der von TI beauftragten Beratung als auch TI HQ in Kontakt und Diskussion stand.

Die Umsatzsteuerpflicht konnte bisher nicht abschließend einvernehmlich geklärt werden.

Am 26. Juni hat nun Toastmasters International überraschend eine Mail an alle (letztjährigen) Klub Präsidenten und (letztjährigen) Distriktbeauftragten gesendet, in der kommuniziert wurde, dass ab dem 27. Juni in Deutschland Umsatzsteuer erhoben würde.

Seit dem 1. Juli ist der Zuschlag in den TI-Systemen operativ geschaltet.

Der Distrikt hat daraufhin am 7. Juli ein ‘GERMAN VAT Best Practices Committee‘ eingerichtet, das die konkreten Auswirkungen der Implementierung auf Klubs und Mitglieder analysieren soll, um daraus praktikable mpfehlungen zu erarbeiten und kommunizieren.

Weitere Informationen

Bei Fragen wendet Euch bitte an:
[email protected]

Offizielle TI HQ Informationen:
https://www.toastmasters.org/Footer/FAQ/Global%20Compliance

Die aktuellste Version dieses Dokuments lässt sich hier herunterladen:

https://bit.ly/D95-VATINFO-ENG-2024

Version: 2024-09-17 V05